Kundenartikelnummern automatisch zuordnen

Viele Industriekunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern. In der Bedarfsliste steht „KD-4471“, im eigenen Artikelstamm heißt derselbe Artikel 933103008. Wer die Zuordnung nicht im Kopf hat, sucht jede Zeile einzeln: im ERP, in alten Angeboten, in der Mail vom letzten Mal.

Automatisch läuft das in festen Stufen. Was über eine bestätigte Zuordnung kommt, ist sicher. Was nur über die Bezeichnung passt, bekommt einen Sicherheitswert, und unter einer Schwelle entscheidet ein Mensch. Diese Seite zeigt das an fünf erfundenen Zeilen, nach demselben Prinzip wie die Live-Demo für Industriebedarf.

Wie sieht eine Anfrage mit Kundenartikelnummern aus?

Die erfundene Gewindehain Maschinenbau GmbH schickt ihre Bedarfsliste als Excel-Datei. Fünf Zeilen, jede mit eigener Nummer, Bezeichnung, Menge und Einheit. Firma, Nummern und Artikel sind ausgedacht.

Kundennummer	Bezeichnung des Kunden	Menge	Einheit
KD-4471	Sechskantschraube M10x30 8.8 vz	450	Stk
KD-5108	U-Scheibe 10,5	5	Pak.
KD-6120	Zylinderschraube ISO 4762 M8x25 12.9	200	Stk
KD-7730	Trennscheibe 125x1,0 Inox, Herst.-Nr. TS125-10-INOX	50	Stk
KD-8015	Sicherungsmutter M12	300	Stk

Keine dieser Bezeichnungen steht so im eigenen Stamm. Bei zwei Zeilen passt die Menge nicht zur Verpackungseinheit (VE): Pakete statt Stück, 450 Stück statt voller Packungen zu 200. Und eine Zeile ist schlicht zu ungenau.

In welcher Reihenfolge wird zugeordnet?

Von sicher nach unsicher. Liefert eine Stufe einen eindeutigen Treffer, ist die Zeile zugeordnet. Die Stufen 2 und 3 kommen nur zum Zug, wenn die vorige nichts findet. Stufe 4, die Umrechnung auf die Verpackungseinheit, läuft danach für jede Zeile.

1. Kreuzreferenz. Eine Tabelle Ihres Hauses: Kunde und Kundennummer auf der einen Seite, Ihre Artikelnummer und eine eventuelle Mengenumrechnung auf der anderen. Steht die Nummer dort, ist die Zuordnung schon einmal bestätigt worden. In der Demo ist das Regel Z-01.
2. Hersteller- oder EAN-Nummer. Nennt der Kunde eine Herstellernummer oder EAN und steht sie in Ihrem Artikelstamm, ist der Artikel eindeutig.
3. Merkmale und Ähnlichkeit der Bezeichnung. Aus „Zylinderschraube ISO 4762 M8x25 12.9“ werden Norm, Gewinde, Länge und Festigkeitsklasse. Gesucht wird der Artikel, bei dem alle Merkmale passen. Eine abweichende Festigkeitsklasse wiegt schwerer als eine andere Schreibweise.
4. Einheit und Verpackungseinheit. Erst wenn der Artikel feststeht, wird die Menge umgerechnet: Pakete in Stück, dann auf volle Verpackungseinheiten aufgerundet. In der Demo ist das Regel V-01.

Die Sicherheit hängt an der Stufe. Kreuzreferenz und Herstellernummer sind praktisch eindeutig, eine Bezeichnung ist nur so gut, wie sie geschrieben ist. Liegt eine Zeile unter der Schwelle, im Beispiel 90 %, wird sie markiert. Die Schwelle legen Sie fest.

Vor dieser Anfrage enthält die Kreuzreferenz für die Gewindehain Maschinenbau GmbH drei Einträge:

Was kommt bei den fünf Zeilen heraus?

Vier Zeilen sind sicher zugeordnet, eine ist markiert. Jede Zeile nennt, worüber sie zugeordnet wurde und warum.

Probieren Sie es aus: Bestätigen Sie in der letzten Zeile eine der beiden Muttern. Die Zuordnung wandert in die Kreuzreferenz weiter oben.

Gerechnet wird danach mit Ihren Kundenkonditionen, Preisen je 100 Stück und gegebenenfalls einem Mindermengenzuschlag. Das zeigt die Live-Demo für Industriebedarf. Diese Seite bleibt bei der Zuordnung.

Warum wird die letzte Zeile nicht einfach zugeordnet?

„Sicherungsmutter M12“ sagt zu wenig. Es fehlen Norm und Bauform, Festigkeitsklasse und Oberfläche. In Ihrem Stamm passen zwei Artikel: die Mutter mit Klemmteil aus Polyamid nach DIN 985 und die Ganzmetall-Ausführung nach DIN 980. Welche gemeint ist, hängt am Einsatz, zum Beispiel an der Temperatur. Raten wäre hier teuer: Eine falsche Mutter fällt erst beim Kunden auf.

Deshalb liegt die Zeile mit 62 % unter der Schwelle und ist markiert. Der Entwurf ist trotzdem fertig gerechnet, mit DIN 985 als Vorschlag, weil das Ihr Standardartikel für „Sicherungsmutter“ ist. Ihr Team hat zwei Wege: den Vorschlag bestätigen oder umstellen, oder die Rückfrage an den Kunden schicken, die der Quoter mit vorbereitet. Senden muss sie ein Mensch.

Wie lernt das System aus bestätigten Zuordnungen?

Bestätigt Ihr Team die Zuordnung, wird sie eine neue Zeile der Kreuzreferenz: KD-8015 ist ab dann 985120008. Bei der nächsten Bedarfsliste dieses Kunden greift für die Nummer Stufe 1, mit 99 % und ohne Rückfrage.

• Gelernt wird nur, was ein Mensch bestätigt hat. Ein Vorschlag mit 62 % wird nie von selbst zur Regel.
• Gelernt wird je Kunde. KD-8015 gilt für die Gewindehain Maschinenbau GmbH, nicht für andere Kunden, die zufällig dieselbe Nummer verwenden.
• Korrekturen gelten sofort. Stellt Ihr Team eine Zuordnung später um, rechnet die nächste Anfrage mit der neuen.

Auch für KD-6120 und KD-7730 kann ein Eintrag in der Kreuzreferenz entstehen, sobald Ihr Team die Zuordnung bestätigt. Ob schon die Freigabe des Angebots als Bestätigung zählt oder jede neue Zuordnung einzeln bestätigt wird, legen Sie bei der Einrichtung fest.

Was braucht die automatische Zuordnung von Ihrem Haus?

• Einen Artikelstamm mit Merkmalen. Norm, Abmessung, Festigkeit und Oberfläche als Felder. Stehen sie nur im Bezeichnungstext, werden sie bei der Einrichtung herausgelöst.
• Hersteller- und EAN-Nummern, soweit Sie sie pflegen.
• Vorhandene Kundenartikelnummern. Führt Ihr ERP sie schon, übernehmen wir sie als Grundstock der Kreuzreferenz.
• Verpackungseinheiten und Mengenregeln je Artikel.
• Abgeschlossene Vorgänge für die Abnahme. Typischerweise 15 bis 20 Anfragen mit dem Angebot, das Ihr Haus tatsächlich abgegeben hat.

Die Einrichtung dauert in der Regel rund vier Wochen. Wie Artikelzuordnung, Preislisten und Konditionen im ganzen Angebot zusammenspielen, beschreibt der Ratgeber Angebote im technischen Handel automatisieren.

Häufige Fragen