Prozessautomatisierung in Hamburg: Analyse vor Ort, Umsetzung aus einer Hand

Coreventa sitzt in Hamburg-Hoheluft und baut Prozessautomatisierung für kleine und mittlere Betriebe: Anfragen, Belege, Aufträge und Dokumente, die heute von Hand aus Mails, PDFs und Excel-Listen ins System übertragen werden, laufen automatisch als geprüfte Entwürfe auf. Ihr Team gibt frei, statt zu tippen.

Der Unterschied zu einer klassischen Digitalisierungsberatung: Wir schreiben kein Konzept und verabschieden uns. Wir analysieren vor Ort, bauen die Lösung selbst und betreiben sie, wenn Sie das möchten. Für Hamburger Betriebe heißt das konkret: Wir kommen in Ihren Betrieb, schauen Ihrem Team über die Schulter und sehen die Abläufe, wie sie wirklich sind und nicht, wie sie im Organigramm stehen.

Was macht ein Anbieter für Prozessautomatisierung eigentlich?

Wir nehmen einen Vorgang, der heute per E-Mail, PDF und Excel von Hand durch die Firma läuft, und bauen daraus eine nachvollziehbare Software-Strecke, die mit Ihren Systemen und Ihren Zahlen arbeitet. Die KI liest Dokumente, Ihre Regeln kalkulieren, ein Mensch gibt frei. Es wird nie automatisch gesendet oder gebucht.

Typische Prozesse, die wir für Betriebe automatisieren:

• Angebote aus E-Mail-Anfragen: Anfragen aus dem Sammelpostfach lesen, nach Ihren Preisregeln kalkulieren, Antwort-Entwurf mit Angebots-PDF vorbereiten. Das läuft so im täglichen Echtbetrieb.
• Eingangsrechnungen und Belege: aus dem Postfach erfassen, vorkontieren, für den Steuerberater bzw. DATEV vorbereiten. Aus stundenlangem Abtippen wird Kontrolle und Freigabe.
• Auftragsbestätigungen und Kundenaufträge: Lieferanten-ABs prüfen und erfassen, Aufträge strukturiert für das ERP aufbereiten, ohne Doppelanlagen.
• E-Rechnung: Ausgangsrechnungen aus dem ERP automatisiert als ZUGFeRD/XRechnung erzeugen und versenden. Das läuft so im Echtbetrieb.
• Kalkulation: gewachsene Excel-Kalkulationen in geprüfte Rechenlogik überführen, kalibriert an Ihren echten Altfällen. Für Zerspaner gibt es dafür einen eigenen Weg: CNC-Kalkulation aus CAD und Zeichnung automatisieren.

Für welche Hamburger Betriebe lohnt sich das?

Am meisten profitieren produzierende und handelnde Betriebe mit 10 bis 150 Mitarbeitern, deren Angebots- oder Belegprozess an wenigen Köpfen hängt: Handel mit Anarbeitung, Zerspanung und Metallverarbeitung, Baustoff- und Großhandel, Logistik- und Dienstleistungsbetriebe. Kurz: überall dort, wo Fachkräfte täglich Zeit an Nebenarbeit am PC verlieren: Abtippen, Übertragen, Nachpflegen.

Ob sich Automatisierung rechnet, hängt weniger an der Branche als am Volumen: Ab etwa zehn wiederkehrenden Vorgängen pro Woche (Anfragen, Rechnungen, Aufträge) wird es interessant. Darunter sagen wir Ihnen ehrlich, dass sich der Aufwand nicht trägt.

Warum ein Anbieter aus Hamburg statt einer Remote-Agentur?

Der wichtigste Teil eines Automatisierungsprojekts ist nicht der Code, sondern das Verstehen des Ist-Prozesses. Vor Ort sehen wir Dinge, die in Videocalls unsichtbar bleiben: die Excel-Datei mit den handschriftlichen Notizen daneben, den Zuruf über den Flur, der eine Freigabe ersetzt, den Ordner, in dem Sonderfälle landen.

Für Betriebe in Hamburg und Umgebung machen wir die Prozessanalyse deshalb direkt bei Ihnen: Shadowing im Tagesgeschäft, Gespräche mit den Leuten, die den Prozess täglich fahren, danach eine priorisierte Einschätzung, was sich rechnet und was nicht. Die Umsetzung läuft anschließend remote genauso gut, mit festen Ansprechpartnern und kurzen Wegen für Termine vor Ort.

KI-Automatisierung in Hamburg heißt für uns dabei: kurze Wege in der ganzen Metropolregion. Ob Ihr Betrieb in der Stadt, in Norderstedt, in Ahrensburg oder im weiteren Umland sitzt, für die Prozessanalyse sind wir schnell bei Ihnen.

Was kostet Prozessautomatisierung in Hamburg?

Die Einrichtung eines einzelnen Automatisierungsmoduls liegt als Festpreis meist im mittleren vierstelligen Bereich, die Umsetzung dauert typischerweise rund 4 Wochen. Abgenommen wird an Ihren echten Altfällen: Das System muss dieselben Ergebnisse liefern wie Ihre bisherige Arbeitsweise, bevor es live geht. Laufende Betreuung ist optional: Die Systeme laufen auch ohne Wartungsvertrag stabil.

Beim Betrieb haben Sie die Wahl: auf Ihrem eigenen Server in Ihrem Haus oder von uns gemanagt. Die KI-Verarbeitung läuft in beiden Fällen in EU-Rechenzentren (Frankfurt), Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Förderung: Hamburger Programme für Beratung und Konzept

Für Hamburger KMU kann die Beratungs- und Konzeptphase förderfähig sein, etwa über den Hamburg Digital Check der IFB Hamburg mit bis zu 50 % Zuschuss. Was dabei zu beachten ist, von Antragsweg über Fristen bis zur Kombinierbarkeit, haben wir auf einer eigenen Seite zusammengefasst: Förderung Digitalisierung Hamburg. Wichtig ist vor allem die Reihenfolge: Der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden.

So starten Sie: erst der Beweis, dann der Auftrag

Wir verkaufen keine Konzepte, sondern zeigen vorab, was geht: Schicken Sie uns zwei bis drei anonymisierte Beispielanfragen oder Belege aus Ihrem Alltag. Wir zeigen Ihnen, was die Automatik daraus liest, bevor Sie irgendetwas beauftragen. Danach wissen Sie, ob das für Ihren Betrieb funktioniert, und bekommen ein Festpreisangebot mit klaren Abnahmekriterien.

Häufige Fragen

Arbeitet Coreventa nur mit Betrieben aus Hamburg?

Nein. Der Sitz ist Hamburg, die Prozessanalyse machen wir im Norden gern vor Ort, die Umsetzung und der Betrieb funktionieren deutschlandweit remote. Vor-Ort-Termine außerhalb Hamburgs sind nach Absprache möglich.

Wie schnell ist ein erstes Ergebnis sichtbar?

Der kostenlose Proof an Ihren Beispieldaten dauert wenige Tage. Ein einzelnes Automatisierungsmodul ist danach typischerweise in rund 4 Wochen einsatzbereit, inklusive Testphase mit Ihren echten Fällen.

Müssen wir dafür unsere Software wechseln?

Nein. Die Automatisierung setzt neben Ihre bestehenden Systeme: Outlook, Excel, Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware bleiben. Wir schließen die Lücken zwischen den Systemen, statt sie zu ersetzen.

Wird etwas automatisch an unsere Kunden verschickt?

Nein, nie. Die Systeme erstellen ausschließlich Entwürfe. Versand und Buchung bleiben immer bei einem Menschen aus Ihrem Team. Unsichere Fälle werden markiert und zur Prüfung vorgelegt, nie still verworfen.

Ist das förderfähig?

Die Beratungs- und Konzeptphase kann für Hamburger KMU über Programme wie den Hamburg Digital Check förderfähig sein. Ob Ihr Vorhaben passt, hängt vom Programm und der Bewilligung im Einzelfall ab. Details finden Sie auf unserer Förderseite.