Leistungsverzeichnisse automatisch auswerten: von 50 Seiten zu den 10 relevanten Positionen

Ein Leistungsverzeichnis ist schnell 50 Seiten stark, und am Ende sind davon vielleicht zehn Positionen wirklich relevant. Trotzdem wird beim Durcharbeiten immer wieder etwas übersehen. Genau das ist das Problem der LV-Bearbeitung im Handel: viel Papier, wenig Relevanz, hohes Fehlerrisiko.

Die Rechnung dahinter ist schnell gemacht: Wer jede Woche mehrere Leistungsverzeichnisse bearbeitet und für jedes mehrere Stunden braucht, verliert im Monat ganze Arbeitstage, geleistet von Leuten, die eigentlich verkaufen sollen. Der teuerste Posten taucht dabei in keiner Auswertung auf: die Ausschreibungen, die aus Zeitmangel gar nicht erst beantwortet werden. Jedes nicht abgegebene Angebot ist entgangener Umsatz, den niemand misst.

Genau dafür gibt es unsere LV-Auswertung: PDF, GAEB oder Excel rein, eine geprüfte und bepreiste Positionsliste raus. Das System ist gebaut, eingerichtet wird es auf Ihren Artikelstamm und Ihre Preislogik. Freigegeben wird immer von einem Menschen aus Ihrem Team. Wie das funktioniert, was es an echten Unterlagen leistet und ab welchem Volumen es sich rechnet, lesen Sie hier.

Warum ist die LV-Bearbeitung im Handel so aufwendig?

Weil die relevanten Positionen zwischen Vorbemerkungen, Fremdgewerken und Wiederholungspositionen stecken und jede einzeln gefunden, verstanden und bepreist werden muss. Das kostet pro Leistungsverzeichnis mehrere Stunden konzentrierter Handarbeit und bleibt trotzdem fehleranfällig: Ein übersehener Eintrag auf Seite 37 ist im Zweifel ein verlorener Auftrag oder eine falsch kalkulierte Position.

Dazu kommt die Preis-Inkonsistenz. Derselbe Artikel taucht in vielen Ausschreibungen auf, landet aber nicht immer beim selben Bearbeiter. Wer die letzten Vorgänge eines Kunden nicht kennt, setzt schnell einen anderen Preis an als der Kollege davor. Gegenüber Einkäufern, die Angebote nebeneinanderlegen, wirkt das beliebig und kostet im Zweifel den Zuschlag oder Marge.

Auch die Nebenprozesse fressen Zeit: Lieferantenanfragen für Positionen außerhalb des Lagersortiments laufen per E-Mail, per Telefon oder über Ausdrucken und erneutes Einscannen. Jeder dieser Wege erzeugt Wartezeiten und Medienbrüche, die sich am Ende im Abgabetermin niederschlagen.

Der größte Hebel liegt allerdings woanders: bei den Ausschreibungen, die gar nicht bearbeitet werden. Ausschreibungen haben feste Abgabetermine. Wer pro LV mehrere Stunden braucht, sortiert bei vollem Schreibtisch aus, und zwar nicht nach Erfolgsaussicht, sondern nach verfügbarer Zeit.

Wie funktioniert die automatische Auswertung eines Leistungsverzeichnisses?

Ein Parser liest das LV aus PDF, GAEB-Datei oder Excel ein und baut daraus eine strukturierte Positionsliste: Gewerke-Hierarchie, Positionsnummern, Mengen und Einheiten, Bedarfs- und Entfallpositionen sowie „wie vor"-Verweise werden erkannt. Danach wird jede Position in drei Stufen gegen den Artikelstamm aus Ihrem ERP abgeglichen.

• Klassifikation: Ist die Position ein lieferbarer Artikel oder eine reine Arbeitsleistung? So konzentriert sich die Bearbeitung auf die Positionen, die Ihr Haus tatsächlich anbieten kann.
• Attribut-Extraktion: Maße und Merkmale wie DN-Größen oder Dicken werden aus dem Positionstext gezogen und strukturiert: die Grundlage für einen präzisen Abgleich statt reiner Stichwortsuche.
• Gewichtetes Scoring: Passende Kandidaten aus dem Artikelstamm werden bewertet. Der beste Treffer wird vorgeschlagen, Alternativen bleiben sichtbar und wählbar.

Das Grundprinzip dabei: Die Maschine rät nie. Positionen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, werden rot markiert und dem Menschen vorgelegt, statt mit einem scheinbar plausiblen Preis versehen zu werden. Dieses Muster aus Extraktion, festen Regeln und menschlicher Freigabe beschreiben wir grundsätzlicher auf Angebotsprozess automatisieren: von der Anfrage zum Angebot.

Welche Rolle spielt Ihr Artikelstamm aus dem ERP?

Er ist das Fundament der ganzen Lösung. Der Abgleich läuft gegen Ihr tatsächliches Sortiment aus dem ERP, nicht gegen einen Branchenkatalog, der Ihre Artikelnummern, Ihre Bezeichnungen und Ihre Lieferfähigkeit nicht kennt. Nur so kann das System sauber trennen, was Ihr Haus liefern kann und was nicht.

Die Klassifikation in lieferbare Artikel und reine Arbeitsleistungen sorgt dafür, dass sich die Bearbeitung auf die Positionen konzentriert, mit denen Sie Geld verdienen. Die Attribut-Extraktion übersetzt Ausschreibungstexte in dieselbe Sprache wie Ihren Stamm: Aus einem langen Positionstext werden Merkmale wie DN-Größe oder Dicke, die sich gegen Artikelattribute abgleichen lassen.

Wo der Artikelstamm Lücken oder Altlasten hat, zeigt sich das übrigens schnell, und auch das ist ein Ergebnis: Unklare Zuordnungen werden sichtbar markiert, statt im Tagesgeschäft unterzugehen. Ein Projekt beginnt deshalb oft nicht mit KI, sondern mit einem ehrlichen Blick auf die Datenqualität.

Wie sieht die Arbeit damit im Alltag aus?

Ihr Team arbeitet in einer Oberfläche mit dem Original-PDF auf der linken und den erkannten Positionen auf der rechten Seite. Ein Klick auf eine Position lässt das PDF zur passenden Seite springen. Geprüft wird also immer gegen das Originaldokument, nicht gegen eine abstrakte Tabelle. Auch Rückfragen lassen sich damit schneller klären: Statt im Papier-LV zu blättern, springt der Bearbeiter direkt zur Fundstelle.

Beim Bepreisen zeigt das System die Preishistorie an: Was hat dieser Kunde für diesen Artikel zuletzt bezahlt? Damit gilt „gleicher Kunde, gleicher Preis" unabhängig davon, wer den Vorgang gerade bearbeitet. Die eingangs beschriebene Inkonsistenz verschwindet, ohne dass jemand Preislisten auswendig lernen muss.

Für die Ausgabe stehen mehrere Wege bereit: als Angebots-PDF, als GAEB DA XML (X84) für die Ausschreibungsplattform oder direkt als Vorgang in Ihr ERP. Versendet wird nichts automatisch: Ihr Team prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei.

Kommen Anfragen bei Ihnen nicht nur als Leistungsverzeichnis, sondern auch als formlose E-Mail mit Positionsliste? Diesen Fall behandeln wir auf Angebot aus E-Mail-Anfrage automatisch erstellen.

Was ist realistisch erreichbar?

Auch große Leistungsverzeichnisse mit weit über 100 Seiten und mehreren hundert Positionen liest das System vollständig aus und bepreist sie gegen den Artikelstamm. Der Maßstab ist dabei immer die Prüfung an echten Unterlagen: Die Lösung muss an Ihren eigenen Leistungsverzeichnissen zeigen, dass die Zuordnung trägt.

Der eigentliche Effekt liegt dabei weniger in den Minuten pro LV als in der Kapazität: Wer die Positionsliste vorbereitet bekommt, statt sie über 50 oder 100 Seiten zusammenzusuchen, schafft mehr Leistungsverzeichnisse in derselben Zeit, auch die, die heute aus Zeitmangel liegen bleiben. Mehr abgegebene Angebote bedeuten mehr Chancen auf Zuschläge, ohne zusätzliches Personal.

Und weil jede Position mit Fundstelle und Zuordnungsvorschlag dokumentiert ist, wird auch das Vier-Augen-Prinzip einfacher: Ein zweiter Bearbeiter kann in kurzer Zeit nachvollziehen, was erkannt wurde und warum.

Sie bekommen kein Projekt, Sie bekommen ein System

Parser, Artikel-Matching und Oberfläche sind vorhanden. Was in Ihrem Haus dazukommt, ist die Einrichtung: Ihr Artikelstamm, Ihre Preislogik, Ihre Kundenhistorie, Ihre Ausgabeformate. Deshalb reden wir über Wochen, nicht über Monate.

Ihre Daten bleiben dabei Ihre Daten. Jedes Haus bekommt eine eigene Instanz mit eigenen Stammdaten und eigenen Preisen. Es gibt keinen gemeinsamen Datenpool und niemand sieht die Kalkulation eines anderen.

So starten Sie: erst der Beweis, dann der Auftrag

Schicken Sie uns zwei bis drei aktuelle Leistungsverzeichnisse aus Ihrem Alltag: gern die unangenehmen, mit vielen Seiten und wenig Struktur. Wir zeigen Ihnen, was der Parser daraus ausliest und wie die Zuordnung zu Ihrem Sortiment aussieht, bevor Sie irgendetwas beauftragen.

Danach erhalten Sie ein Festpreisangebot mit klaren Abnahmekriterien: Das System muss an Ihren echten Altfällen zeigen, dass es trägt. Ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig: Ihr ERP und Ihre gewohnten Abläufe bleiben, die LV-Auswertung setzt daneben an. Der Betrieb läuft wahlweise von uns gemanagt oder on-premise auf Ihrem eigenen Server; die Daten bleiben in Deutschland. Und in jedem Fall gilt: Ihr Team prüft und gibt frei, nichts geht automatisch raus.

Häufige Fragen

Kann die LV-Auswertung PDF, GAEB und Excel verarbeiten?

Ja, alle drei: PDF-Leistungsverzeichnisse, GAEB-Dateien und Excel-Listen. Der Parser erkennt unabhängig vom Eingangsformat die Gewerke-Hierarchie, Mengen und Einheiten, Bedarfs- und Entfallpositionen sowie „wie vor"-Verweise. Die Ausgabe ist als PDF, GAEB DA XML (X84) oder direkt ins ERP möglich.

Woher kommen die Preise?

Aus dem Artikelstamm und der Preislogik Ihres Hauses, ergänzt um die Preishistorie je Kunde, nie aus der KI. Das Sprachmodell liest und strukturiert nur den Text der Positionen; die Bepreisung folgt Ihren Daten und Ihren Regeln und bleibt damit nachvollziehbar.

Was passiert mit unsicheren Positionen?

Sie werden rot markiert und zur Prüfung vorgelegt. Die Maschine rät nie: Lieber landet eine Position mehr beim Menschen, als dass ein falscher Preis im Angebot steht. Nichts wird still verworfen oder still angenommen.

Lohnt sich das bei unserem Volumen?

Als Faustwert: ab etwa drei bis fünf Leistungsverzeichnissen pro Woche. Darunter sagen wir Ihnen ehrlich, wenn sich der Aufwand nicht trägt. Ob Ihr Volumen und Ihr Sortiment passen, klären wir im Erstgespräch an Ihren echten Unterlagen.

Wird das für uns von Grund auf entwickelt?

Nein. Parser, Matching und Oberfläche stehen bereits. Eingerichtet werden Ihr Artikelstamm, Ihre Preislogik und Ihre Ausgabeformate, kalibriert an Ihren echten Leistungsverzeichnissen. Sie bekommen eine eigene Instanz mit Ihren Daten, kein Projekt auf der grünen Wiese.