Angebot aus E-Mail-Anfrage automatisch erstellen: vom Posteingang zum geprüften Entwurf

In den meisten B2B-Betrieben kommen Anfragen dort an, wo alles ankommt: im Sammelpostfach. An info@ schreiben Kunden Freitext, hängen PDFs und Excel-Listen an, schicken Scans, manchmal ein Foto einer Zeichnung oder einen Screenshot aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem. Auf Deutsch, Englisch oder Niederländisch.

Dann beginnt Handarbeit. Jemand im Innendienst öffnet die Mail, liest die Anhänge, tippt Positionen ab, schlägt Preise nach, rechnet, baut ein Angebotsdokument und formuliert die Antwort. Das kostet Zeit, und zwar genau dann am meisten, wenn viele Anfragen gleichzeitig eingehen. Kommt das Angebot zu spät, ist der Auftrag oft schon vergeben. Nicht, weil das Angebot schlecht gewesen wäre, sondern weil ein anderer schneller geantwortet hat.

Diese Seite beschreibt, wie sich genau dieser Weg automatisieren lässt: vom Posteingang bis zum fertig vorbereiteten Angebotsentwurf, den ein Mensch prüft und sendet. Nicht als Konzept, sondern als System, das produktiv läuft und Tag für Tag Angebotsentwürfe automatisch vorbereitet.

Eine Eigenschaft vorweg, weil sie alles Weitere prägt: Das System versendet nie automatisch. Es bereitet vor. Wie das Grundprinzip dahinter generell funktioniert, Sprachmodell extrahiert, feste Regeln rechnen, Mensch gibt frei, beschreibt die Überblicksseite Angebotsprozess automatisieren. Hier geht es um den konkreten Weg aus dem Postfach.

Wie kommt das System an die Anfragen im Postfach?

Über eine Anbindung an Microsoft 365 beziehungsweise Outlook (Graph-Schnittstelle). Die Berechtigung ist dabei bewusst eng gefasst: Das System darf genau ein Postfach lesen, das Sammelpostfach, in dem die Anfragen eingehen. Nicht die persönlichen Postfächer der Mitarbeiter, nicht den Kalender, nicht das Adressbuch.

Für Ihre Kunden ändert sich nichts. Sie schreiben weiter an die Adresse, die sie kennen. Es müssen keine Weiterleitungsregeln gepflegt und keine Adressen umgestellt werden. Auch der Innendienst bekommt kein neues Portal, das erst eingeführt und geschult werden müsste: Die Angebots-Automatik arbeitet im Hintergrund am Postfach, und ihre Ergebnisse erscheinen dort, wo ohnehin gearbeitet wird, als Entwürfe direkt an der jeweiligen Kundenmail.

Wie unterscheidet das System Anfragen von allem anderen?

In einem Sammelpostfach liegt nie nur eine Sorte Post. Zwischen den Anfragen stehen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bewerbungen, Newsletter und Spam. Der erste Schritt ist deshalb eine Klassifizierung in drei Klassen: Anfrage, Sonstiges, Prüfen.

Dafür arbeiten zwei Stufen zusammen. Deterministische Vorfilter sortieren eindeutige Fälle vorab aus, etwa erkennbare Systemmails oder Newsletter. Was danach übrig bleibt, klassifiziert die KI. Die Regel dabei ist konservativ: Ist nicht sicher, worum es sich handelt, landet die Nachricht in der Klasse Prüfen, sichtbar für einen Menschen. Als Sonstiges eingestufte Post bleibt unangetastet liegen und wird wie bisher bearbeitet.

Der Maßstab dahinter ist 100 Prozent Recall: Keine Anfrage darf still verloren gehen. Lieber legt das System einen Grenzfall zu viel zur Prüfung vor, als dass eine echte Anfrage unbemerkt liegen bleibt. Ein Automatismus, der Anfragen verschluckt, wäre schlimmer als gar keiner.

Wie liest das System Positionen, Werkstoffe und Maße?

Aus einer als Anfrage erkannten Mail extrahiert die KI die Angebotsdaten: Positionen, Werkstoffe, Abmessungen, Mengen, Bearbeitungshinweise und Kundendaten. Das funktioniert über die Formate hinweg, Freitext im Mailtext, PDF-Anhang, Excel-Liste, Scan, auch ein Foto oder ein Screenshot einer Positionsliste. Und über Sprachen hinweg: Deutsch, Englisch und Niederländisch werden verarbeitet, ohne dass jemand vorher übersetzen muss.

Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit. Jedes extrahierte Feld bekommt eine Konfidenz. Ist eine Angabe eindeutig, wird sie übernommen. Ist sie unsicher, eine schwer lesbare Maßangabe in einem Scan, eine mehrdeutige Werkstoffbezeichnung, wird das Feld markiert statt geraten. Der Innendienst sieht später auf einen Blick, welche Werte sicher gelesen wurden und wo er genauer hinschauen sollte.

Das ist der Teil der Arbeit, den ein Sprachmodell gut kann: unstrukturierte Unterlagen lesen und in saubere Felder überführen. Rechnen soll es nicht, dazu gleich mehr.

Kalkuliert die KI den Preis?

Nein. Das ist die wichtigste Architekturentscheidung im ganzen System: Die KI rechnet nie Preise.

Die Kalkulation läuft strikt deterministisch nach den Preisregeln des jeweiligen Betriebs. Ein Beispiel für solche Preisregeln: Preise in Euro pro Kilogramm je Werkstoff, Lagermaße und Aufmaße für den Zuschnitt, kundenspezifische Rabatte, Frachtzonen inklusive der Sonderregeln für Langgut. Gleiche Anfrage, gleiche Regeln, gleiches Ergebnis, nachrechenbar bis auf die einzelne Position.

Wer Anfragen aus dem Postfach automatisch kalkulieren will, braucht genau diese Trennung. Das Sprachmodell liest, was der Kunde möchte. Gerechnet wird mit den Regeln, die im Betrieb ohnehin gelten, nur eben automatisch statt von Hand. Ein Modell, das Preise schätzt, wäre für verbindliche Angebote nicht tragbar: Der Preis muss sich gegenüber dem Kunden erklären lassen, und bei einer Nachkalkulation muss derselbe Wert wieder herauskommen.

Was liegt am Ende vor, und wer sendet?

Für jede vollständig verarbeitete Anfrage erzeugt das System drei Dinge:

• ein Angebots-PDF im eigenen Briefbogen des Betriebs,
• einen Antwort-Entwurf, der direkt an der Kundenmail im Postfach hängt,
• eine Vorgangsakte mit einer Kalkulations-Excel, in der jede Position aufgeschlüsselt ist.

Der Innendienst öffnet den Entwurf, prüft und sendet. Stimmt etwas nicht, ein anderes Aufmaß, ein Sonderrabatt, eine Position zu viel, ändert der Mitarbeiter die Werte in der Kalkulations-Excel, und das System erzeugt daraus Version 2 von Angebots-PDF und Antwort-Entwurf. Die Korrektur bleibt damit im Prozess, statt dass das Angebot am Ende doch wieder komplett von Hand gebaut wird.

Wenn Sie Ihre Angebotserstellung aus E-Mails automatisieren möchten, ist das der realistische Zielzustand: nicht null Arbeit, sondern Prüfen statt Abtippen. Ob das mit Ihren Anfragen funktioniert, lässt sich am besten an echten Beispielen zeigen.

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Warum das System nie automatisch sendet

Wer nach „E-Mail-Anfragen automatisch beantworten" sucht, meint im B2B in aller Regel nicht den ungeprüften Autoversand, und der wäre auch nicht seriös. Ein Angebot bindet. Rahmenverträge, laufende Verhandlungen, Sonderkonditionen, technische Rückfragen: All das sieht ein Mensch, bevor etwas den Betrieb verlässt. Deshalb gilt ohne Ausnahme: Der Entwurf entsteht automatisch, gesendet wird von Hand.

Dazu kommen drei weitere Regeln, die nicht verhandelbar sind:

• Nichts geht still verloren. Unsichere Fälle werden an Menschen eskaliert, nie verworfen. Was das System nicht sicher verarbeiten kann, wird sichtbar gemacht.
• Einkaufspreise und Margen kommen nie in den KI-Kontext. Das Sprachmodell sieht nur die Anfragedaten, die es für die Extraktion braucht. Die sensible Kalkulationsbasis bleibt in der deterministischen Rechenlogik, außerhalb jedes Modellzugriffs.
• Daten bleiben in Deutschland. Die Verarbeitung läuft in der EU (Rechenzentrum Frankfurt), Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Betrieben wird das System wahlweise auf dem eigenen Server des Betriebs oder von Coreventa gemanagt.

Was es kostet und wie lange es dauert

Der Einstieg kostet nichts: Sie schicken zwei bis drei anonymisierte Beispielanfragen, so, wie sie wirklich in Ihrem Postfach liegen, und Coreventa zeigt Ihnen, was das Modell daraus liest: Positionen, Werkstoffe, Maße, Mengen. Dieser Proof kommt vor jedem Auftrag. Sie sehen an Ihren eigenen Fällen, ob die Erkennung trägt, bevor Sie etwas beauftragen. Den Anfang machen Sie formlos über die Kontaktseite.

Die Einrichtung selbst erfolgt zum Festpreis, meist im mittleren vierstelligen Bereich, und dauert typischerweise rund vier Wochen. In dieser Zeit werden Postfach-Anbindung, Klassifizierung, Extraktion und vor allem die Preisregeln Ihres Betriebs umgesetzt, inklusive der Sonderfälle, die es in jedem Betrieb gibt.

Abgenommen wird nicht nach Gefühl, sondern gegen Altfälle: An 15 bis 20 bereits kalkulierten Anfragen aus Ihrer Vergangenheit muss das System die gleichen Ergebnisse liefern wie Ihre bisherige Kalkulation. Erst wenn das stimmt, geht es in den Echtbetrieb.

Für wen sich das lohnt

Am stärksten profitieren Betriebe, bei denen viele gleichartige, aber im Detail variantenreiche Anfragen per Mail eingehen und die Kalkulation festen Regeln folgt:

• Handel mit Anarbeitung. Werkstoffe, Zuschnitt, Sägen: Gewichtspreise, Aufmaße, Frachtlogik. Das System läuft so im Echtbetrieb.
• Fertigungsbetriebe. Hier kommen zu den Materialregeln Bearbeitungs- und Zeitanteile hinzu. Die Besonderheiten für den Werkzeug- und Formenbau haben wir auf Angebote im Werkzeugbau automatisieren beschrieben.
• Stahlbau und Großhandel. Stücklisten, Profile, Positionslisten aus Leistungsverzeichnissen: Den Transfer auf dieses Umfeld zeigt Angebotserstellung im Stahlbau automatisieren.

Als Faustgröße: Ab etwa zehn Anfragen pro Woche lohnt sich die Betrachtung. Darunter bleibt Handarbeit meist die einfachere Lösung. Nach oben gibt es keine praktische Grenze, das laufende System arbeitet im Dauerbetrieb.

Wichtiger als die Menge ist die Regelbasis: Ihre Preislogik muss sich beschreiben lassen. Sie darf heute in Excel-Tabellen und in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter stecken, aber sie muss existieren. Das Aufschreiben dieser Regeln ist Teil der Einrichtung und hat für viele Betriebe einen Nebeneffekt: Die Kalkulation wird auch für neue Mitarbeiter nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Versendet das System Angebote automatisch an Kunden?

Nein, grundsätzlich nicht. Das System erstellt Angebots-PDF und Antwort-Entwurf und legt beides am Vorgang ab. Geprüft und gesendet wird immer von einem Menschen. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine bewusste Regel: Verbindliche Angebote verlassen den Betrieb nur nach Freigabe.

Was passiert mit unklaren oder unvollständigen Anfragen?

Sie werden sichtbar zur Prüfung eskaliert, nie still verworfen. Unsichere Klassifizierungen landen in einer Prüfliste, unsichere Einzelwerte werden im Entwurf markiert. Der Innendienst sieht, was fehlt, und entscheidet: Rückfrage an den Kunden stellen, Annahme dokumentieren oder den Fall manuell kalkulieren.

Welche Formate und Sprachen verarbeitet das System?

Freitext-Mails, PDF-Anhänge, Excel-Listen, Scans sowie Fotos und Screenshots von Positionslisten oder Zeichnungen. Verarbeitet werden Anfragen auf Deutsch, Englisch und Niederländisch. Die Anfragen kommen unverändert in das bestehende Sammelpostfach, Kunden müssen nichts umstellen.

Wo werden die Daten verarbeitet, und was ist mit der DSGVO?

Die Verarbeitung läuft in Deutschland beziehungsweise der EU (Frankfurt). Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und Einkaufspreise oder Margen gelangen nie in den KI-Kontext. Auf Wunsch läuft das System vollständig auf Ihrem eigenen Server; alternativ wird es von Coreventa gemanagt betrieben.

Wie starten wir, ohne gleich ein Projekt zu beauftragen?

Schicken Sie zwei bis drei anonymisierte Beispielanfragen aus Ihrem Postfach. Coreventa zeigt Ihnen kostenlos, was das Modell daraus liest, Positionen, Werkstoffe, Maße, Mengen. Erst danach entscheiden Sie, ob eine Einrichtung sinnvoll ist. Die Abnahme erfolgt später gegen 15 bis 20 Altfälle aus Ihrer bisherigen Kalkulation.

Nächster Schritt

Wenn in Ihrem Postfach jede Woche Anfragen liegen, die von Hand abgetippt und kalkuliert werden, prüfen wir gemeinsam, welche davon sich automatisch vorbereiten lassen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anfragearten und Preisregeln, und starten auf Wunsch direkt mit dem Proof an Ihren Beispielanfragen.