Angebote im technischen Handel automatisieren: Artikel, Preise, Konditionen

Eine typische Handelsanfrage ist schnell geschrieben: eine Excel-Liste mit 40 Zeilen, eine Mail mit „wie besprochen, bitte Preise für folgende Positionen“, ein abfotografierter Bestellzettel. Die Arbeit beginnt danach. Jede Zeile muss einem Artikel im eigenen Stamm zugeordnet werden, obwohl der Kunde andere Bezeichnungen, andere Einheiten und manchmal die Artikelnummern eines Wettbewerbers verwendet. Dann folgen Preisliste, Kundenkonditionen, Mindermengen, Zuschnitt, Fracht und die Frage, was auf Lager ist.

Die Angebotsautomatisierung im Handel folgt derselben Logik wie in der Fertigung: KI liest, Regeln rechnen, Menschen entscheiden. Der Schwerpunkt liegt auf der Zuordnung zum Artikelstamm und auf den Konditionen. Den allgemeinen Ablauf beschreibt der Leitfaden zur Angebotsautomatisierung. Als Produkt gibt es das im Quoter für den Handel, mit eigenen Seiten für den Quoter im Stahlhandel und den Quoter für Industriebedarf und C-Teile.

Der Weg einer Handelsanfrage

Schritt	Was passiert	Ergebnis
Anfrage lesen	Positionen aus Mail, Excel, PDF oder Scan werden in Felder überführt: Bezeichnung, Abmessung, Werkstoff, Güte, Menge, Einheit	strukturierte Positionsliste
Artikel zuordnen	Abgleich gegen Ihren Artikelstamm aus dem ERP, über Merkmale statt Stichworte	bester Treffer plus Alternativen, unsichere Zeilen markiert
Preis berechnen	Preisliste, Kundenpreis oder Rabattgruppe, Staffel, Mindermenge, Zuschnitt, Fracht	Positionspreise mit Rechenweg
Verfügbarkeit prüfen	Lagerbestand oder Lagermaße, soweit das ERP sie bereitstellt	Hinweis auf Liefertermin oder Alternative
Entwurf vorlegen	Angebots-PDF, Antwortmail an der Kundenmail, Kalkulationsbeleg	Freigabe durch den Innendienst

Artikelzuordnung: Merkmale statt Stichworte

Ein Kunde schreibt „Flachstahl 40x10 S235, 6m“. Im Stamm heißt der Artikel „FL 40 × 10 mm S235JR, Stablänge 6000“. Eine Textsuche findet das nicht zuverlässig, und bei Tausenden Artikeln findet es auch ein neuer Mitarbeiter nicht schnell. Die Zuordnung läuft deshalb in drei Stufen:

Merkmale extrahieren. Profilart, Abmessungen, Werkstoff, Güte, Länge, Oberfläche, bei Rohrleitungsteilen auch DN-Größe und Druckstufe.
Kandidaten bewerten. Artikel aus Ihrem Stamm werden nach gewichteten Merkmalen verglichen. Eine abweichende Güte wiegt schwerer als eine abweichende Schreibweise.
Ergebnis vorlegen. Der beste Treffer wird vorgeschlagen, Alternativen bleiben sichtbar. Gibt es keinen eindeutigen Treffer, wird die Zeile markiert, statt mit einem plausibel wirkenden Artikel gefüllt zu werden.

Wo Kunden eigene Artikelnummern verwenden, kann eine Zuordnungstabelle Teil des Regelwerks werden.

Preise und Konditionen

Gerechnet wird mit den Daten, die in Ihrem Haus heute schon gelten:

Listenpreise und Preise je Kilo, bei Werkstoffen gegebenenfalls mit Zuschlägen wie dem Legierungszuschlag
Kundenpreise, Rabattgruppen und Staffeln aus dem ERP
Mindermengenzuschläge und Mindestauftragswerte
Anarbeitung: Sägeschnitte, Zuschnitt nach Maß, Aufmaß, Umgang mit Restlängen
Fracht nach Gewicht und Zone, Sonderregeln für Langgut
Preishistorie: was dieser Kunde für diesen Artikel zuletzt bezahlt hat

Das Sprachmodell sieht davon nichts. Einkaufspreise und Margen bleiben in der Rechenlogik.

Ein Nebeneffekt betrifft die Preiskonsistenz. Wer die letzten Vorgänge eines Kunden nicht kennt, setzt schnell einen anderen Preis an als der Kollege davor. Mit Preishistorie und festen Regeln hängt der Preis nicht mehr davon ab, wer die Anfrage gerade bearbeitet.

Verfügbarkeit und Alternativen

Ob ein Artikel auf Lager ist, entscheidet oft über den Zuschlag. Stellt Ihr ERP Bestände oder Lagermaße bereit, berücksichtigt das System sie im Entwurf: als Hinweis auf den Liefertermin, als Vorschlag einer Alternative in gleicher Güte und anderer Abmessung oder als Zuschnitt aus einem vorhandenen Lagermaß.

Ob eine Alternative angeboten wird, entscheidet der Innendienst. Das System schlägt vor und markiert, es tauscht nicht still aus.

Was beim Menschen bleibt

Sonder- und Projektpreise
Alternativen, die der Kunde nicht angefragt hat
Zeilen ohne eindeutigen Artikel
Neukunden ohne hinterlegte Konditionen
Freigabe und Versand jedes Angebots

Beispielanfragen testen lassen

Wenn die Anfrage als Leistungsverzeichnis kommt

Im Baustoff- und Haustechnikhandel kommen viele Anfragen als Ausschreibung. Dann steht vor der Zuordnung noch die Struktur: Gewerke, Positionsnummern, Bedarfs- und Entfallpositionen, „wie vor“-Verweise und Fremdgewerke, die Ihr Haus gar nicht liefert. Wie das gelöst ist, beschreibt die Seite Leistungsverzeichnisse automatisch auswerten.

Voraussetzungen im Handel

Ein Artikelstamm mit Merkmalen. Abmessungen, Werkstoff und Güte sollten als Felder vorliegen. Stehen sie nur im Bezeichnungstext, werden sie bei der Einrichtung herausgelöst, was zusätzliche Zeit kostet.
Preislisten und Kundenkonditionen, am besten direkt aus dem ERP.
Abgeschlossene Anfragen mit dem Angebot, das Ihr Haus tatsächlich abgegeben hat. Für die Validierung arbeiten wir typischerweise mit 15 bis 20 solcher Vorgänge.
Zugriff auf das Sammelpostfach, in dem die Anfragen eingehen.

Ob sich das bei Ihrem Anfragevolumen rechnet, zeigt der ROI-Rechner mit Ihren eigenen Zahlen.

Häufige Fragen

Muss unser Artikelstamm vorher bereinigt werden?

Nicht vorab. Bei der Einrichtung zeigt sich schnell, wo Merkmale fehlen oder Artikel doppelt gepflegt sind. Unklare Zuordnungen werden markiert, statt im Tagesgeschäft unterzugehen. Ein Teil der Einrichtung ist deshalb oft ein ehrlicher Blick auf die Datenqualität.

Woher kommen die Preise?

Aus Ihren Preislisten, Kundenkonditionen und der Preishistorie, nie aus der KI. Das Sprachmodell liest nur die Anfrage. Jeder Preis im Entwurf lässt sich auf Liste, Kondition und Regel zurückführen.

Schlägt das System Alternativen vor?

Ja, wenn mehrere Artikel passen oder der angefragte nicht verfügbar ist. Alternativen sind im Entwurf markiert. Angeboten wird nur, was der Innendienst bestätigt.

Funktioniert das mit unserem ERP?

Gelesen werden Artikelstamm, Preise und, soweit verfügbar, Bestände. Der Weg hängt vom System ab: Schnittstelle, Datenbank-Export oder CSV. Das klären wir vor dem Festpreisangebot.